వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్‌తో మీ వర్క్‌ఫ్లోను మెరుగుపరచి, ఒత్తిడిని తగ్గించుకోండి. ప్రపంచవ్యాప్త నిపుణుల కోసం మీ బోర్డ్‌ను నిర్మించి, ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి ఇది ఒక సమగ్ర గైడ్.
మీ ఉత్పాదకతను మార్చుకోండి: వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్ సిస్టమ్‌ను నిర్మించడానికి ఒక ఖచ్చితమైన గైడ్
నిరంతర నోటిఫికేషన్లు, పోటీ ప్రాధాన్యతలు మరియు అంతులేని చేయవలసిన పనుల జాబితాలతో నిండిన ప్రపంచంలో, ఏకాగ్రతతో కూడిన ఉత్పాదకతను సాధించడం అసాధ్యమైన పనిలా అనిపించవచ్చు. వృత్తిపరంగా, వ్యక్తిగతంగా మనం సాధించాల్సిన పనుల పరిమాణంతో మనం మునిగిపోతాము. ఈ గందరగోళాన్ని నిర్వహించడానికి, ఒత్తిడిని తగ్గించడానికి మరియు మీ పనిపై స్పష్టతను పొందడానికి ఒక సులభమైన, దృశ్యమానమైన మరియు అత్యంత ప్రభావవంతమైన మార్గం ఉంటే ఎలా ఉంటుంది? అదే వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్ సిస్టమ్.
మొదట జపాన్‌లోని టయోటా సంస్థ తయారీ రంగం కోసం అభివృద్ధి చేసిన కాన్‌బాన్ పద్ధతి, సంక్లిష్టమైన వర్క్‌ఫ్లోలను నిర్వహించడంలో దాని శక్తి కారణంగా ప్రపంచవ్యాప్తంగా సాఫ్ట్‌వేర్ డెవలప్‌మెంట్ మరియు ఐటి బృందాలచే స్వీకరించబడింది. అయితే, దాని సూత్రాలు అంత విశ్వవ్యాప్తం కావడం వల్ల వాటిని వ్యక్తిగత స్థాయికి తగ్గించవచ్చు, ఇది వ్యక్తిగత పనుల నిర్వహణకు ఒక శక్తివంతమైన సాధనాన్ని సృష్టిస్తుంది. ఈ గైడ్ తమ సమయం మరియు పనులపై నియంత్రణను తిరిగి పొందాలనుకునే ఏ గ్లోబల్ ప్రొఫెషనల్, విద్యార్థి లేదా సృజనాత్మక వ్యక్తి కోసమైనది.
వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్ సిస్టమ్ అంటే ఏమిటి?
దాని ప్రధాన సారాంశంలో, వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్ సిస్టమ్ అనేది మీ పనిని నిర్వహించడానికి ఒక దృశ్యమాన పద్ధతి. ఇది మీ వర్క్‌ఫ్లో యొక్క దశలను సూచించే కాలమ్‌లతో కూడిన బోర్డు (భౌతిక లేదా డిజిటల్) మరియు వ్యక్తిగత పనులను సూచించే కార్డులను ఉపయోగిస్తుంది. కాలమ్‌ల మీదుగా కార్డులను తరలించడం ద్వారా, మీరు మీ పురోగతి, అడ్డంకులు మరియు మొత్తం పనిభారం యొక్క స్పష్టమైన, నిజ-సమయ చిత్రాన్ని పొందుతారు.
ఇది కేవలం ఒక పెద్ద చేయవలసిన పనుల జాబితా కంటే ఎక్కువ. నిజమైన కాన్‌బాన్ సిస్టమ్ మూడు ప్రాథమిక సూత్రాలచే మార్గనిర్దేశం చేయబడుతుంది, ఇవి దానిని ప్రత్యేకంగా శక్తివంతం చేస్తాయి:
- మీ పనిని దృశ్యమానం చేయండి: మీ పనులను స్పష్టంగా మరియు కనిపించేలా చేయడం వలన జాబితాలలో లేదా మీ మనస్సులో దాగి ఉన్న సమస్యలు, ఆధారపడటాలు మరియు పురోగతిని బహిర్గతం చేస్తుంది.
- మీ ప్రోగ్రెస్‌లో ఉన్న పనిని (WIP) పరిమితం చేయండి: ఇదే రహస్య పదార్థం. మీరు ఒకే సమయంలో ఎన్ని పనులపై పని చేస్తారో చేతనంగా పరిమితం చేయడం ద్వారా, మీరు కాంటెక్స్ట్-స్విచ్చింగ్‌ను తగ్గిస్తారు, ఏకాగ్రతను మెరుగుపరుస్తారు మరియు వాస్తవానికి పనులను వేగంగా పూర్తి చేస్తారు.
- ప్రవాహాన్ని నిర్వహించండి: లక్ష్యం కేవలం బిజీగా ఉండటం కాదు, పనులను మొదలు నుండి ముగింపు వరకు సజావుగా తరలించడం. కాన్‌బాన్ మీ మొత్తం త్రూపుట్‌ను మెరుగుపరచడానికి అడ్డంకులను గుర్తించి, పరిష్కరించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.
ఈ వ్యవస్థను అవలంబించడం ద్వారా, మీరు మీ ప్లేట్‌పై మరింత ఎక్కువ పనిని "పుష్" చేసే స్థితి నుండి "పుల్" సిస్టమ్‌కి మారతారు, ఇక్కడ మీకు సామర్థ్యం ఉన్నప్పుడు మాత్రమే మీరు కొత్త పనిని ప్రారంభిస్తారు. ఈ సాధారణ మార్పు అపారమైన మానసిక ప్రభావాన్ని కలిగి ఉంటుంది, అధిక భారాన్ని తగ్గించి సంతృప్తిని పెంచుతుంది.
ప్రారంభించడం: మీ మొదటి వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్ బోర్డును నిర్మించడం
మీ మొదటి బోర్డును సృష్టించడం ఒక సూటి ప్రక్రియ. ముఖ్య విషయం ఏమిటంటే, సరళంగా ప్రారంభించి, మీకు ఏది పని చేస్తుందో తెలుసుకున్న తర్వాత సిస్టమ్‌ను అభివృద్ధి చేయడం. ఏ ఒక్క "సరైన" మార్గం లేదు; మీరు స్థిరంగా ఉపయోగించే వ్యవస్థనే ఉత్తమమైనది.
దశ 1: మీ మాధ్యమాన్ని ఎంచుకోండి - భౌతిక వర్సెస్ డిజిటల్
మీ కాన్‌బాన్ బోర్డు వైట్‌బోర్డు వంటి తక్కువ-టెక్ నుండి ప్రత్యేక సాఫ్ట్‌వేర్ అప్లికేషన్ వంటి అధునాతనమైనది వరకు ఉండవచ్చు. రెండింటికీ వాటి ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి, మరియు ఎంపిక పూర్తిగా వ్యక్తిగతమైనది.
భౌతిక బోర్డు
ప్రారంభకులకు తరచుగా భౌతిక బోర్డు సిఫార్సు చేయబడుతుంది. దాని స్పర్శ స్వభావం చాలా శక్తివంతంగా ఉంటుంది.
- ఉదాహరణలు: ఒక వైట్‌బోర్డు, ఒక కార్క్‌బోర్డు, ఒక పెద్ద కాగితం షీట్, లేదా గోడ యొక్క ఒక భాగం.
- టాస్క్ కార్డులు: స్టిక్కీ నోట్స్ క్లాసిక్ ఎంపిక. వాటి పరిమిత పరిమాణం మిమ్మల్ని సంక్షిప్తంగా ఉండేలా చేస్తుంది, మరియు వాటి రంగులను వర్గీకరణ కోసం ఉపయోగించవచ్చు.
- ప్రోస్:
- అధిక దృశ్యమానత: ఇది ఎల్లప్పుడూ మీ భౌతిక ప్రదేశంలో ఉంటుంది, మీ కట్టుబాట్లను మీకు గుర్తు చేస్తుంది.
- స్పర్శ సంతృప్తి: "పురోగతిలో ఉంది" నుండి "పూర్తయింది"కి స్టిక్కీ నోట్‌ను తరలించే భౌతిక చర్య చాలా సంతృప్తికరంగా ఉంటుంది.
- సరళత: నేర్చుకోవడానికి సాఫ్ట్‌వేర్ లేదు, నిర్వహించడానికి నోటిఫికేషన్లు లేవు. ఇది పరధ్యానం లేనిది.
- వశ్యత: సాఫ్ట్‌వేర్ యొక్క వినియోగదారు ఇంటర్‌ఫేస్ పరిమితులు లేకుండా, మీరు మీకు నచ్చిన విధంగా దానిని రూపొందించవచ్చు.
- కాన్స్:
- పోర్టబుల్ కాదు: ఇది ఒకే ప్రదేశానికి (ఉదా., మీ హోమ్ ఆఫీస్) కట్టుబడి ఉంటుంది.
- పరిమిత సమాచారం: ఒక స్టిక్కీ నోట్ చాలా టెక్స్ట్‌ను మాత్రమే పట్టుకోగలదు. లింక్‌లు, ఫైల్‌లు లేదా వివరణాత్మక గమనికలను జోడించడం కష్టం.
- ఆటోమేషన్ లేదా అనలిటిక్స్ లేవు: మీరు సులభంగా మెట్రిక్‌లను ట్రాక్ చేయలేరు లేదా ఆటోమేటెడ్ రిమైండర్‌లను సెట్ చేయలేరు.
డిజిటల్ బోర్డు
బహుళ పరికరాలు లేదా ప్రదేశాలలో పనిచేసే వారికి డిజిటల్ సాధనాలు శక్తివంతమైన ఫీచర్లు మరియు వశ్యతను అందిస్తాయి.
- ఉదాహరణలు: ట్రెలలో, అసనా, నోషన్, జిరా (సాంకేతిక పని కోసం తరచుగా), మైక్రోసాఫ్ట్ ప్లానర్, లేదా కాన్‌బోర్డ్ వంటి సరళమైన ఓపెన్-సోర్స్ ప్రత్యామ్నాయాలు.
- టాస్క్ కార్డులు: డిజిటల్ కార్డులు వివరణాత్మక వర్ణనలు, చెక్‌లిస్ట్‌లు, జోడింపులు, గడువు తేదీలు, వ్యాఖ్యలు మరియు లింక్‌లతో సహా గొప్ప సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి.
- ప్రోస్:
- ఎక్కడైనా అందుబాటులో ఉంటుంది: మీ ఫోన్, టాబ్లెట్ మరియు కంప్యూటర్‌లో అందుబాటులో ఉంటుంది, అన్ని పరికరాలలో మిమ్మల్ని సింక్రొనైజ్ చేస్తుంది.
- రిచ్ ఫంక్షనాలిటీ: జోడింపులు, సహకారం (మీరు మీ బోర్డును పంచుకుంటే), శోధన, ఫిల్టరింగ్ మరియు ఆర్కైవ్‌లకు మద్దతు ఇస్తుంది.
- ఆటోమేషన్: అనేక సాధనాలు నియమ-ఆధారిత ఆటోమేషన్‌ను అనుమతిస్తాయి (ఉదా., ఒక చెక్‌లిస్ట్ పూర్తయినప్పుడు స్వయంచాలకంగా ఒక కార్డును తరలించడం).
- అనలిటిక్స్: కొన్ని సాధనాలు మీ సైకిల్ సమయం (పనులు ఎంత సమయం తీసుకుంటాయి) మరియు త్రూపుట్ (మీరు ఎన్ని పనులు పూర్తి చేస్తారు) పై నివేదికలను అందిస్తాయి.
- కాన్స్:
- "దృష్టికి దూరమైతే, మనసుకు దూరమవుతుంది": ఇది కేవలం మరొక బ్రౌజర్ ట్యాబ్ అయితే మీ డిజిటల్ బోర్డును తనిఖీ చేయడం మర్చిపోవడం సులభం.
- సంక్లిష్టత: ఫీచర్ల సంఖ్య అధికంగా ఉండవచ్చు మరియు మీ సిస్టమ్‌ను అతిగా ఇంజనీరింగ్ చేయడానికి దారితీయవచ్చు.
- పరధ్యానాలు: జాగ్రత్తగా నిర్వహించకపోతే డిజిటల్ శబ్దానికి మరొక మూలంగా మారవచ్చు.
ప్రారంభకులకు సిఫార్సు: భౌతిక బోర్డుతో ప్రారంభించండి. గోడపై స్టిక్కీ నోట్స్‌తో కొన్ని వారాలు గడపండి. ఇది సాఫ్ట్‌వేర్ ఫీచర్ల పరధ్యానం లేకుండా మీకు ప్రధాన సూత్రాలను నేర్పుతుంది. మీరు మీ స్వంత వర్క్‌ఫ్లోను అర్థం చేసుకున్న తర్వాత, మీ నిర్దిష్ట అవసరాలను తీర్చే డిజిటల్ సాధనాన్ని మీరు మరింత సమర్థవంతంగా ఎంచుకోవచ్చు మరియు కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు.
దశ 2: మీ కాలమ్‌లను నిర్వచించండి - మీ వర్క్‌ఫ్లో యొక్క దశలు
మీ కాలమ్‌లు మీ పనులు ఆలోచన నుండి పూర్తి అయ్యే వరకు చేసే ప్రయాణాన్ని సూచిస్తాయి. మళ్ళీ, ప్రారంభించేటప్పుడు సరళత ముఖ్యం.
క్లాసిక్ మూడు-కాలమ్ బోర్డు
ఇది విశ్వవ్యాప్త ప్రారంభ స్థానం మరియు చాలా మందికి సరిపోతుంది.
- చేయవలసినవి (To Do): ఇది మీ బ్యాక్‌లాగ్. మీరు గుర్తించిన కానీ ఇంకా ప్రారంభించని అన్ని పనులను ఇది కలిగి ఉంటుంది. ఇది కట్టుబాట్లు కాదు, ఎంపికల జాబితా.
- చేస్తున్నవి (Doing లేదా In Progress): ఈ కాలమ్‌లో మీరు ప్రస్తుతం చురుకుగా పనిచేస్తున్న పని లేదా పనులు ఉంటాయి. ఈ కాలమ్‌లో మీరు మీ WIP పరిమితిని వర్తింపజేస్తారు.
- పూర్తయినవి (Done): ముగింపు రేఖ. ఒక పని పూర్తయినప్పుడు, అది ఇక్కడికి కదులుతుంది. ఈ కాలమ్ మీ విజయాల రికార్డుగా పనిచేస్తుంది మరియు ప్రేరణకు గొప్ప మూలం.
కాలక్రమేణా మీ బోర్డును విస్తరించడం
మీరు సిస్టమ్‌తో మరింత సౌకర్యవంతంగా మారినప్పుడు, మరింత వివరమైన వర్క్‌ఫ్లో సహాయకరంగా ఉంటుందని మీరు కనుగొనవచ్చు. మీరు మీ నిర్దిష్ట ప్రక్రియను ప్రతిబింబించే కాలమ్‌లను జోడించవచ్చు. ఇక్కడ కొన్ని సాధారణ జోడింపులు ఉన్నాయి:
- బ్యాక్‌లాగ్: మీరు ఎప్పుడైనా చేయగల ఆలోచనలు మరియు పనుల కోసం ఒక "డీప్ స్టోరేజ్" కాలమ్, కానీ ఇంకా శుద్ధి చేయబడలేదు లేదా ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడలేదు. ఇది మీ "చేయవలసినవి" కాలమ్‌ను శుభ్రంగా మరియు రాబోయే పనిపై దృష్టి కేంద్రీకరించేలా చేస్తుంది.
- తదుపరిది (Next Up లేదా Ready): పూర్తిగా నిర్వచించబడిన మరియు ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడిన పనులు మరియు మీకు సామర్థ్యం ఉన్న వెంటనే "చేస్తున్నవి"లోకి లాగడానికి సిద్ధంగా ఉన్నవి.
- సమీక్ష/వేచి ఉండటం (Review/Waiting): బ్లాక్ చేయబడిన లేదా వేరొకరి నుండి ఇన్‌పుట్ కోసం వేచి ఉన్న పనుల కోసం (ఉదా., ఒక ఇమెయిల్‌కు ప్రత్యుత్తరం కోసం లేదా మేనేజర్ ఆమోదం కోసం వేచి ఉండటం). ఇది అడ్డంకులను స్పష్టంగా చేస్తుంది.
- ఈ వారం పూర్తయినవి (Completed This Week): వారపు సమీక్ష సమయంలో మీరు ప్రతి వారం చివరిలో క్లియర్ చేసే తాత్కాలిక "పూర్తయినవి" కాలమ్. ఇది వారపు పురోగతిని ట్రాక్ చేయడంలో సహాయపడుతుంది.
ఒక రచయిత కోసం ఉదాహరణ: బ్యాక్‌లాగ్ -> ఆలోచనలు -> రూపురేఖలు -> డ్రాఫ్టింగ్ -> ఎడిటింగ్ -> పూర్తయినవి
ఒక విద్యార్థి కోసం ఉదాహరణ: చేయవలసినవి -> పరిశోధన -> రాయడం -> సమీక్షించడం -> సమర్పించబడింది
ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే, కాలమ్‌లు మీ వర్క్‌ఫ్లోలోని వాస్తవ దశలను ఖచ్చితంగా ప్రతిబింబించాలి. మీరు కలిగి ఉండాలనుకునే దశల కోసం కాలమ్‌లను సృష్టించవద్దు; మీరు నిజంగా ఏమి చేస్తారో మ్యాప్ చేయండి.
దశ 3: మీ కార్డులను సృష్టించండి మరియు నిర్వహించండి
మీ బోర్డులోని ప్రతి కార్డు ఒకే, వివిక్త పని భాగాన్ని సూచిస్తుంది. ఒక మంచి కార్డును ఏది చేస్తుంది?
- నిర్దిష్టంగా ఉండండి: "ప్రాజెక్ట్ రిపోర్ట్‌పై పని చేయండి" అనేది ఒక పేలవమైన కార్డు. "Q3 ఆర్థిక నివేదిక కోసం పరిచయాన్ని డ్రాఫ్ట్ చేయండి" అనేది ఒక మంచి కార్డు. పని స్పష్టంగా మరియు చర్యాయోగ్యంగా ఉండాలి.
- వాటిని ఒకే పరిమాణంలో ఉంచండి: పెద్ద పనులను చిన్న, నిర్వహించదగిన భాగాలుగా విభజించడానికి ప్రయత్నించండి. ఒక మంచి నియమం ఏమిటంటే, ఒకే కార్డు కొన్ని గంటల నుండి గరిష్టంగా రెండు రోజుల వరకు పూర్తి చేయగల పనిని సూచించాలి. ఒక పని చాలా పెద్దదిగా అనిపిస్తే, అది బహుశా అనేక చిన్న కార్డులుగా విభజించబడవలసిన ఒక "ఎపిక్".
- సందర్భాన్ని జోడించండి: స్టిక్కీ నోట్‌లో కూడా, మీరు చిన్న వివరాలను జోడించవచ్చు. గడువు తేదీ, అది చెందిన ప్రాజెక్ట్, లేదా అత్యవసర సూచిక. డిజిటల్ కార్డులపై, మీరు చాలా ఎక్కువ జోడించవచ్చు: వివరణాత్మక వర్ణనలు, ఉప-పనుల చెక్‌లిస్ట్‌లు మరియు సంబంధిత లింక్‌లు లేదా పత్రాలు.
కాన్‌బాన్ మూలస్తంభం: ప్రోగ్రెస్‌లో ఉన్న పనిని (WIP) పరిమితం చేయడం
మీరు ఈ గైడ్ నుండి ఒక్క అభ్యాసాన్ని మాత్రమే స్వీకరించినట్లయితే, అది ఇదే కానివ్వండి. మీ ప్రోగ్రెస్‌లో ఉన్న పనిని (WIP) పరిమితం చేయడం అనేది మీ ఉత్పాదకతకు మీరు చేయగల అత్యంత ప్రభావవంతమైన మార్పు. ఇది ఒక సాధారణ చేయవలసిన పనుల జాబితా మరియు నిజమైన కాన్‌బాన్ సిస్టమ్ మధ్య ఉన్న వ్యత్యాసం.
WIPని పరిమితం చేయడం ఎందుకు అంత శక్తివంతమైనది?
మన మెదళ్ళు బహుళ పనుల కోసం రూపొందించబడలేదు. మనం పనుల మధ్య మారినప్పుడు, మనం "సందర్భ మార్పిడి" అని పిలువబడే ఒక అభిజ్ఞాత్మక వ్యయాన్ని ఎదుర్కొంటాము. మీరు ఒక నివేదిక రాయడం నుండి ఒక ఇమెయిల్‌కు సమాధానం ఇవ్వడం నుండి ఒక సమావేశానికి సిద్ధం కావడం వరకు ప్రతిసారి, మీ మెదడు మునుపటి పని యొక్క సందర్భాన్ని అన్‌లోడ్ చేసి, కొత్త దాని సందర్భాన్ని లోడ్ చేయాలి. ఈ ప్రక్రియ అసమర్థమైనది మరియు మానసికంగా అలసట కలిగించేది.
ఒక WIP పరిమితిని సెట్ చేయడం ద్వారా, మీరు ప్రారంభించిన దాన్ని పూర్తి చేయడానికి మిమ్మల్ని మీరు బలవంతం చేసుకుంటారు. దీనికి అనేక ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి:
- పెరిగిన ఏకాగ్రత: కేవలం ఒకటి లేదా రెండు పనులపై దృష్టి పెట్టడంతో, మీరు మీ పూర్తి శ్రద్ధను వాటికి కేటాయించవచ్చు, ఇది అధిక నాణ్యత గల పనికి దారితీస్తుంది.
- తగ్గిన ఒత్తిడి: పది సగం-పూర్తయిన పనుల భారాన్ని అనుభవించడానికి బదులుగా, మీరు మీ "చేస్తున్నవి" కాలమ్‌లోని ఒకటి లేదా రెండు గురించి మాత్రమే ఆందోళన చెందాలి.
- వేగవంతమైన పూర్తి: ఇది విరుద్ధంగా అనిపించవచ్చు, కానీ ఒకే సమయంలో ఒక పనిపై దృష్టి పెట్టడం (సింగిల్-టాస్కింగ్) వ్యక్తిగత పనులను వేగంగా పూర్తి చేసేలా చేస్తుంది. ఇది మొత్తం ప్రవాహాన్ని మెరుగుపరుస్తుంది మరియు ప్రారంభం నుండి ముగింపు వరకు సమయాన్ని (సైకిల్ సమయం అని పిలుస్తారు) తగ్గిస్తుంది.
- అడ్డంకులను వెల్లడిస్తుంది: మీరు మీ WIP పరిమితిని చేరుకున్నప్పుడు మరియు కొత్త పనిని లాగలేనప్పుడు, "నా ప్రస్తుత పని ఎందుకు నిలిచిపోయింది?" అని మిమ్మల్ని మీరు ప్రశ్నించుకోవలసి వస్తుంది. ఇది పరిష్కరించాల్సిన సమస్యను హైలైట్ చేస్తుంది.
మీ WIP పరిమితిని ఎలా సెట్ చేయాలి
WIP పరిమితి అనేది మీరు మీ "చేస్తున్నవి" కాలమ్ పైన ఉంచే ఒక సంఖ్య. ఈ సంఖ్య ఆ కాలమ్‌లో ఏ సమయంలోనైనా అనుమతించబడిన గరిష్ట కార్డుల సంఖ్యను సూచిస్తుంది.
- తక్కువగా ప్రారంభించండి: ఒక వ్యక్తిగత WIP పరిమితికి గొప్ప ప్రారంభ స్థానం 2 లేదా 3. కొందరు ప్యూరిస్టులు 1 యొక్క WIP పరిమితిని కూడా సమర్థిస్తారు.
- నియమం: మీ WIP పరిమితిని మించిపోయేలా ఉంటే మీరు "చేస్తున్నవి" కాలమ్‌లోకి కొత్త కార్డును లాగలేరు. కొత్తదాన్ని ప్రారంభించడానికి ఏకైక మార్గం పాతదాన్ని పూర్తి చేయడం.
- ప్రయోగం చేసి సర్దుబాటు చేయండి: మీ ఆదర్శ WIP పరిమితి మీ పని స్వభావంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీ పనులు తరచుగా ఇతరుల కోసం వేచి ఉండటాన్ని కలిగి ఉంటే, 1 కంటే 3 యొక్క పరిమితి మంచిది కావచ్చు. ముఖ్య విషయం ఏమిటంటే కొద్దిగా అసౌకర్యంగా అనిపించడం; పరిమితి మిమ్మల్ని నిరోధించాలి. మీరు ఎప్పుడూ పరిమితి యొక్క ఒత్తిడిని అనుభవించకపోతే, అది బహుశా చాలా ఎక్కువగా ఉంటుంది.
ఈ క్రమశిక్షణ మొదట కష్టం. ఆ "త్వరిత చిన్న పని"ని లాగడానికి మీరు ప్రలోభపడతారు. ఆ ప్రలోభాన్ని నిరోధించండి. కాన్‌బాన్ లక్ష్యం పనిని ప్రారంభించడం కాదు, పనిని పూర్తి చేయడం.
మీ సిస్టమ్‌ను ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి అధునాతన పద్ధతులు
మీరు ప్రాథమికాలను నేర్చుకున్న తర్వాత, అధిక సంక్లిష్టతను నిర్వహించడానికి మీరు మీ బోర్డుకు మరింత అధునాతన అంశాలను పరిచయం చేయవచ్చు. వీటిని క్రమంగా పరిచయం చేయండి, మీకు ఒక నిర్దిష్ట అవసరం అనిపించినప్పుడు మాత్రమే వాటిని జోడించండి.
స్విమ్‌లేన్‌లు
స్విమ్‌లేన్‌లు మీ కాలమ్‌ల మీదుగా కత్తిరించే క్షితిజ సమాంతర వరుసలు, పనిని వర్గీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి. ఒకే బోర్డుపై విభిన్న కార్యకలాపాల ప్రవాహాలను నిర్వహించడానికి అవి చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటాయి.
- ప్రాజెక్ట్ లేదా జీవిత ప్రాంతం ద్వారా: మీరు "పని," "వ్యక్తిగతం," మరియు "నేర్చుకోవడం" కోసం ఒక స్విమ్‌లేన్‌ను కలిగి ఉండవచ్చు. ఇది మీ మొత్తం జీవిత పనిభారం యొక్క సంపూర్ణ దృశ్యాన్ని మీకు ఇస్తుంది.
- అత్యవసరం ద్వారా: ఒక సాధారణ అభ్యాసం బోర్డు పైన ఒక "వేగవంతం" లేదా "ఫాస్ట్ ట్రాక్" లేన్‌ను సృష్టించడం. ఈ లేన్ తక్షణమే పరిష్కరించాల్సిన అత్యవసర, ఊహించని పని కోసం (ఉదా., ఒక క్లిష్టమైన ఉత్పత్తి సమస్య, ఒక అత్యవసర క్లయింట్ అభ్యర్థన). ఈ లేన్‌లోని పనులు తరచుగా సాధారణ WIP పరిమితులను దాటవేస్తాయి, కానీ అవి ప్రవాహాన్ని దెబ్బతీస్తాయి కాబట్టి వాటిని తక్కువగా ఉపయోగించాలి.
సేవా తరగతులు
సేవా తరగతులు మీరు విభిన్న రకాల పనులను ఎలా పరిగణిస్తారో నిర్దేశించే విధానాలు. అవి కేవలం "ఏది అత్యవసరం" అనేదానికి మించి తెలివైన ప్రాధాన్యత నిర్ణయాలు తీసుకోవడంలో మీకు సహాయపడతాయి. మీరు వీటిని విభిన్న రంగుల స్టిక్కీ నోట్స్‌తో లేదా డిజిటల్ సాధనంలో లేబుల్‌లతో సూచించవచ్చు.
- ప్రామాణికం: సాధారణ పనుల కోసం డిఫాల్ట్ తరగతి. సామర్థ్యం అందుబాటులో ఉన్నప్పుడు అవి క్రమంలో లాగబడతాయి.
- వేగవంతం: పైన పేర్కొన్న విధంగా, క్లిష్టమైన, అత్యవసర పనుల కోసం. వీటికి అగ్ర ప్రాధాన్యత లభిస్తుంది.
- స్థిర తేదీ: ఒక నిర్దిష్ట తేదీ నాటికి పూర్తి చేయవలసిన పనుల కోసం (ఉదా., ఒక నివేదికను సమర్పించడం, ఒక బిల్లు చెల్లించడం). అవి సమయానికి పూర్తయ్యేలా చూసుకోవడానికి మీరు వీటిపై పని చేస్తారు, కానీ తప్పనిసరిగా వెంటనే కాదు.
- అగోచరం: నిర్వహణ, నేర్చుకోవడం, లేదా ప్రక్రియ మెరుగుదల వంటి ముఖ్యమైన కానీ అత్యవసరం కాని పనుల కోసం (ఉదా., "ఒక పుస్తకం యొక్క అధ్యాయాన్ని చదవండి," "కంప్యూటర్ ఫైళ్ళను శుభ్రపరచండి"). మీరు వీటిని స్పష్టంగా వర్గీకరించి, షెడ్యూల్ చేయకపోతే, అవి తరచుగా నిర్లక్ష్యం చేయబడతాయి.
కైజెన్: నిరంతర అభివృద్ధి యొక్క కళ
మీ కాన్‌బాన్ బోర్డు ఒక స్థిరమైన కళాఖండం కాదు; ఇది మీతో పాటు అభివృద్ధి చెందాల్సిన ఒక జీవన వ్యవస్థ. కైజెన్, లేదా నిరంతర అభివృద్ధి యొక్క సూత్రం దీనికి కేంద్రం.
ప్రతి వారం చివరిలో 15-30 నిమిషాల చిన్న సమయాన్ని వ్యక్తిగత పునరాలోచన కోసం కేటాయించండి. మీ బోర్డును చూసి మిమ్మల్ని మీరు ప్రశ్నలు వేసుకోండి:
- ఈ వారం నేను ఏమి సాధించాను? ("పూర్తయినవి" కాలమ్‌ను చూడండి).
- కొన్ని పనులు ఎంత సమయం తీసుకున్నాయి? ఏదైనా ఊహించిన దానికంటే ఎక్కువ సమయం తీసుకుందా?
- పనులు ఎక్కడ నిలిచిపోయాయి? అడ్డంకులు ఏమిటి? ("చేస్తున్నవి" లేదా "వేచి ఉండటం"లో ఎక్కువ కాలం ఉన్న కార్డుల కోసం చూడండి).
- నా వర్క్‌ఫ్లో (నా కాలమ్‌లు) ఇంకా ఖచ్చితంగా ఉందా? నేను ఒక కాలమ్‌ను జోడించాలా, తీసివేయాలా, లేదా పేరు మార్చాలా?
- నా WIP పరిమితి నాకు పని చేస్తుందా? ఇది చాలా ఎక్కువగా ఉందా లేదా చాలా తక్కువగా ఉందా?
- వచ్చే వారం సులభతరం చేయడానికి నా సిస్టమ్ లేదా నా ప్రక్రియకు నేను చేయగల ఒక చిన్న మార్పు ఏమిటి?
ఈ క్రమమైన ప్రతిబింబం మరియు అనుసరణ యొక్క పద్ధతి ఒక సాధారణ బోర్డును వ్యక్తిగత పెరుగుదల మరియు ఉత్పాదకత కోసం ఒక శక్తివంతమైన ఇంజిన్‌గా మారుస్తుంది.
సాధారణ ఆపదలు మరియు వాటిని ఎలా నివారించాలి
మీరు మీ వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్ ప్రయాణాన్ని ప్రారంభించినప్పుడు, ఈ సాధారణ ఉచ్చుల గురించి తెలుసుకోండి:
- బోర్డును అతిగా సంక్లిష్టపరచడం: మొదటి రోజు నుండే ఒక డజను కాలమ్‌లు మరియు ఐదు స్విమ్‌లేన్‌లను సృష్టించాలనే ప్రలోభం బలంగా ఉంటుంది. దానిని నిరోధించండి. "చేయవలసినవి," "చేస్తున్నవి," మరియు "పూర్తయినవి"తో ప్రారంభించండి. ఒక కొత్త కాలమ్ లేదా స్విమ్‌లేన్ పరిష్కరించగల ఒక నిర్దిష్ట, నిరంతర సమస్యను మీరు అనుభవించినప్పుడు మాత్రమే సంక్లిష్టతను జోడించండి.
- WIP పరిమితిని విస్మరించడం: ఇది అత్యంత సాధారణ వైఫల్య పద్ధతి. WIP పరిమితి నిరోధకంగా అనిపిస్తుంది, కాబట్టి ప్రజలు దానిని విస్మరిస్తారు. గుర్తుంచుకోండి, పరిమితి ఏకాగ్రతను సృష్టించి, పూర్తి చేయడానికి నడిపిస్తుంది. దానిని ఒక కఠినమైన నియమంగా పరిగణించండి.
- అప్‌డేట్ చేయని బోర్డు: ఒక కాన్‌బాన్ బోర్డు వాస్తవికతను ప్రతిబింబించకపోతే అది పనికిరానిది. మీ బోర్డును నిజ-సమయంలో అప్‌డేట్ చేయడం ఒక అలవాటుగా చేసుకోండి. మీరు ఒక పనిని ప్రారంభించినప్పుడు, కార్డును తరలించండి. మీరు దానిని పూర్తి చేసినప్పుడు, కార్డును తరలించండి. ప్రతి రోజు ప్రారంభంలో మరియు చివరిలో మీ బోర్డును తనిఖీ చేయడం ఒక మంచి అభ్యాసం.
- పనులు చాలా పెద్దవిగా ఉండటం: ఒక కార్డు మీ "చేస్తున్నవి" కాలమ్‌లో ఒక వారం పాటు ఉంటే, అది చాలా పెద్దది. దానిని విభజించండి. ఒక కార్డు పని యొక్క ఒక చిన్న, విలువైన వృద్ధిని సూచించాలి.
- "చేయవలసినవి" కాలమ్ గందరగోళంగా ఉండటం: మీ "చేయవలసినవి" కాలమ్ ప్రతి యాదృచ్ఛిక ఆలోచనకు డంపింగ్ గ్రౌండ్ కాకూడదు. ముడి ఆలోచనలను సంగ్రహించడానికి ఒక ప్రత్యేక "బ్యాక్‌లాగ్" లేదా వేరే సాధనాన్ని (ఒక సాధారణ నోట్స్ యాప్ వంటివి) ఉపయోగించండి. మీ "చేయవలసినవి" కాలమ్ సాపేక్షంగా బాగా నిర్వచించబడిన మరియు త్వరలో పని చేయబడే అవకాశం ఉన్న పనుల కోసం ఉండాలి.
- వేడుక చేసుకోవడం మర్చిపోవడం: కేవలం కార్డులను "పూర్తయినవి"కి తరలించి వాటిని మర్చిపోకండి. రోజు లేదా వారం చివరిలో, మీ "పూర్తయినవి" కాలమ్‌ను చూడటానికి ఒక క్షణం తీసుకోండి. ఇది మీ పురోగతి యొక్క స్పష్టమైన రికార్డు మరియు ఒక శక్తివంతమైన ప్రేరకం.
ముగింపు: మరింత ఏకాగ్రతతో కూడిన జీవితం వైపు మీ ప్రయాణం
వ్యక్తిగత కాన్‌బాన్ అనేది కఠినమైన నియమాల సమితి కాదు; ఇది మీరు ఎలా పని చేస్తారో అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు మెరుగుపరచడానికి ఒక సౌకర్యవంతమైన ఫ్రేమ్‌వర్క్. మీ పనిని దృశ్యమానం చేయడం ద్వారా, మీరు ఒకేసారి చేపట్టే వాటిని పరిమితం చేయడం ద్వారా, మరియు ఒక సజావు నిరంతర ప్రవాహంపై దృష్టి పెట్టడం ద్వారా, మీరు నిరంతర ప్రతిచర్య స్థితి నుండి ఉద్దేశపూర్వక చర్య యొక్క స్థితికి మారవచ్చు.
ఇది గందరగోళ ప్రపంచంలో ప్రశాంతత మరియు నియంత్రణ భావాన్ని అందిస్తూ, మీ శక్తిని ఎక్కడ నిర్దేశించాలనే దానిపై స్పృహతో కూడిన ఎంపికలు చేయడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. ఇది మీ పనిభారం గురించిన నిజాన్ని బహిర్గతం చేస్తుంది మరియు మీ సామర్థ్యం గురించి వాస్తవికంగా ఉండటానికి మిమ్మల్ని బలవంతం చేస్తుంది. కేవలం ఒక ఉత్పాదకత "హ్యాక్" కంటే ఎక్కువ, ఇది స్థిరమైన, ఒత్తిడి లేని విజయం కోసం ఒక వ్యవస్థ.
మీ సవాలు సులభం: ఈరోజే ప్రారంభించండి. కొన్ని స్టిక్కీ నోట్స్ పట్టుకుని ఒక గోడను కనుగొనండి. లేదా ఒక ఉచిత ట్రెలలో ఖాతాను తెరవండి. మీ మూడు కాలమ్‌లను సృష్టించండి: చేయవలసినవి, చేస్తున్నవి, పూర్తయినవి. మీ "చేస్తున్నవి" కాలమ్‌కు 2 యొక్క WIP పరిమితిని సెట్ చేయండి. మీ ప్రస్తుత పనులను కార్డులపై వ్రాసి వాటిని తగిన కాలమ్‌లలో ఉంచండి. అప్పుడు, మీ పనిని, మరియు మీ పురోగతిని, ఒక సరికొత్త వెలుగులో చూడటం నుండి వచ్చే స్పష్టత మరియు ఏకాగ్రతను మీరే అనుభవించండి.